Presupuesto, factura proforma y factura son tres documentos que muchos autónomos usan como si fueran lo mismo, pero cada uno tiene una función distinta y unas consecuencias diferentes. Confundirlos puede generar problemas con el cliente y, en el caso de la factura, también con Hacienda. En este artículo explicamos de forma práctica qué es cada documento, cuándo se usa, qué diferencias hay entre presupuesto y factura proforma y cómo encajan en el proceso de venta de un trabajo, desde la oferta hasta el cobro.
El presupuesto: la oferta
El presupuesto es el documento con el que propones al cliente hacer un trabajo por un precio y en unas condiciones determinadas. Sirve para que el cliente decida si contrata o no.
- Cuándo se usa: antes de empezar el trabajo, normalmente tras la visita o la toma de datos.
- Qué incluye: descripción de los trabajos, partidas, precios, impuestos, plazos, forma de pago y validez.
- Valor fiscal: ninguno. No se declara ni se contabiliza como ingreso.
- Valor comercial: si el cliente lo acepta dentro de su plazo de validez, se convierte en la referencia del acuerdo entre las partes.
Tienes la estructura completa en nuestra guía para hacer un presupuesto de reforma paso a paso.
La factura proforma: el borrador de la factura
La factura proforma es un documento con el formato de una factura, pero sin validez fiscal. Se usa para anticipar al cliente cómo será la factura definitiva.
- Cuándo se usa: cuando el cliente ya ha aceptado el trabajo y necesita un documento para tramitar el pago, pedir financiación, justificar una ayuda o gestionar una importación.
- Qué incluye: los mismos datos que una factura, con la mención «Factura proforma».
- Valor fiscal: ninguno. No se numera en la serie de facturas ni se declara.
La factura: el documento fiscal
La factura es el documento que acredita una operación realizada y tiene plena validez fiscal. Debe cumplir los requisitos del reglamento de facturación: numeración correlativa, datos de ambas partes, descripción, base imponible, tipo de IVA y cuota, entre otros.
- Cuándo se emite: al realizar el trabajo o, en determinados casos, al recibir un pago anticipado.
- Valor fiscal: total. Se declara y se contabiliza.
Ten en cuenta que, a partir de 2027, las facturas emitidas con programas informáticos deberán cumplir los requisitos del sistema Verifactu: desde el 1 de enero para las sociedades y desde el 1 de julio para los autónomos, según el calendario vigente.
Diferencias en una tabla
| Presupuesto | Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Función | Ofrecer el trabajo | Anticipar la factura | Documentar la operación |
| Momento | Antes de contratar | Tras aceptar, antes de facturar | Al realizar el trabajo o cobrar un anticipo |
| Validez fiscal | No | No | Sí |
| Numeración | Libre | Libre, distinta de las facturas | Correlativa obligatoria |
| Se declara | No | No | Sí |
Y los pagos anticipados, ¿cómo se documentan?
Cuando cobras una señal o un pago previo antes de hacer el trabajo, ese anticipo tiene consecuencias fiscales: en general, el IVA se devenga en el momento del cobro y se debe emitir la factura correspondiente por el importe anticipado. Después, en la factura final, se descuenta lo ya facturado. Como cada caso puede tener matices, lo recomendable es que lo revises con tu gestoría.
Cómo encaja todo en el proceso
- Presupuesto: lo envías y el cliente lo acepta.
- Pago previo o señal, si lo pides: se documenta como indique tu asesoría.
- Factura proforma, solo si el cliente la necesita.
- Factura: al terminar el trabajo, descontando los anticipos.
La primera fase, la del presupuesto, es la que decide si hay trabajo o no. Para eso creamos Acceptaflow en Grupo Promedia: presupuestos con tu marca, enviados con enlace y código único, con seguimiento del estado (visto, descargado, aceptado, rechazado o vencido), aceptación con un clic desde el móvil y opción de pago previo con tarjeta mediante Stripe. En el plan Pro, además, se integra con Holded para pasar los datos a tu facturación sin volver a escribirlos.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal profesional.
Preguntas frecuentes
El presupuesto es una oferta para que el cliente decida si contrata. La factura proforma se emite cuando el trabajo ya está aceptado y anticipa cómo será la factura definitiva. Ninguno de los dos tiene validez fiscal.
No. No se numera en la serie de facturas, no se contabiliza y no se declara. Solo la factura definitiva tiene validez fiscal.
En general sí: el IVA se devenga al cobrar el anticipo y debe emitirse la factura correspondiente. Conviene confirmarlo con tu gestoría según tu caso.
“La claridad es la cortesía del diseñador.”
— Reflexión Corporativa
