Cómo hacer un presupuesto de reforma profesional: guía paso a paso

Saber cómo hacer un presupuesto de reforma bien estructurado es lo que separa al profesional que cierra trabajos del que pasa la semana esperando respuestas. En esta guía repasamos el proceso completo: la visita previa y si conviene cobrarla, qué debe incluir un presupuesto de obra, cómo calcular partidas y mediciones, qué IVA aplicar en una reforma de vivienda, cuánto tiempo debe ser válido y, sobre todo, qué hacer después de enviarlo para que el cliente conteste.

Está pensada para autónomos y pequeñas empresas de reformas, fontanería, electricidad, pintura, carpintería o aluminio, aunque casi todo sirve para cualquier oficio que trabaje por encargo.

1. Antes del presupuesto: la visita y la toma de datos

Un presupuesto de reforma serio casi nunca se hace por teléfono. Hay que ver el estado real de paredes, suelos, instalaciones y accesos, medir y hacer fotos. En esa visita conviene apuntar:

• Qué quiere exactamente el cliente y qué calidades espera (no es lo mismo «cambiar el plato de ducha» que «reformar el baño»).
• Mediciones de cada superficie: m² de alicatado, solado y pintura; metros lineales de rodapié, encimera o tubería.
• Condicionantes: altura de planta, si hay ascensor, dónde se puede dejar el material, horarios de la comunidad, retirada de escombros.
• Fotos de todo lo que vayas a presupuestar. Te ahorrarán una segunda visita y discusiones posteriores.

¿Se debe cobrar la visita?

Cada vez más profesionales lo hacen, sobre todo cuando la visita implica desplazamiento largo o mediciones complejas. La fórmula que mejor aceptan los clientes es cobrar una pequeña cantidad por adelantado y descontarla del precio final si contratan. Así compensas el tiempo invertido y, de paso, filtras a quien solo está pidiendo precios por curiosidad.

2. Qué debe incluir un presupuesto de reforma

Un buen presupuesto se entiende sin que tengas que explicarlo por teléfono. Estos son los apartados que no deberían faltar:

1. Tus datos: nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono, email y logotipo.
2. Datos del cliente y dirección de la obra.
3. Número y fecha del presupuesto, para localizarlo y referenciarlo después en la factura.
4. Descripción de los trabajos, dividida en partidas.
5. Mediciones, precio unitario e importe de cada partida.
6. Materiales y calidades: marca, modelo o gama, o al menos un rango de precio por m².
7. Lo que no está incluido: licencias, tasas, gestión de residuos, imprevistos ocultos, mobiliario…
8. Plazo de ejecución estimado y fecha aproximada de inicio.
9. Forma de pago: porcentaje a la firma, pagos por hitos y liquidación final.
10. Base imponible, IVA y total, bien separados.
11. Validez del presupuesto y condiciones de garantía.

El punto 7 es el que más conflictos evita. Si al levantar el suelo aparece una tubería de plomo, el cliente tiene que haber leído antes que eso se presupuesta aparte.

3. Cómo calcular el presupuesto partida a partida

La forma más fiable de presupuestar una reforma es descomponerla en partidas siguiendo el orden en que se ejecutará la obra. Cada partida lleva su unidad de medida, la cantidad, el precio unitario y el importe. Un ejemplo de estructura para una reforma de baño:

Partida	Unidad	Qué incluye
Demolición de alicatado y solado	m²	Picado, carga y retirada de escombro
Fontanería	ud / ml	Nuevas tomas, desagües y llaves de corte
Electricidad	ud	Puntos de luz, enchufes y extractor
Alicatado y solado	m²	Colocación, material de agarre y rejuntado
Sanitarios y grifería	ud	Suministro y montaje
Pintura de techo	m²	Preparación del soporte y dos manos
Limpieza final	ud	Limpieza de obra y retirada de restos

Para fijar el precio de cada partida suma tres cosas: material (con un pequeño margen por mermas y cortes), mano de obra (horas estimadas por tu coste horario real, no el que te gustaría cobrar) y la parte proporcional de costes indirectos: desplazamientos, furgoneta, herramientas, seguros y el tiempo que dedicas a gestionar. Sobre ese coste aplica tu margen de beneficio.

Un consejo práctico: en lugar de esconder un colchón para imprevistos dentro de cada precio, indícalo en las condiciones («los trabajos no visibles en la visita se presupuestarán aparte»). El cliente lo entiende mejor y tu presupuesto resulta más competitivo.

4. El IVA en un presupuesto de reforma

El tipo general es el 21 %, pero las obras de renovación y reparación en viviendas pueden llevar el 10 % de IVA cuando se cumplen a la vez estas condiciones:

• El cliente es un particular que usa la vivienda para uso propio, no una empresa o un profesional que ejerce su actividad en ella.
• La vivienda se terminó de construir o se rehabilitó por última vez hace al menos dos años.
• Los materiales que aportas no superan el 40 % de la base imponible de la obra.

Si alguna no se cumple, se aplica el 21 %. Como la normativa fiscal cambia y cada caso tiene matices, lo recomendable es confirmarlo con tu gestoría y dejar indicado en el presupuesto qué tipo aplicas y por qué.

5. Validez y condiciones: lo que protege a las dos partes

Los precios de los materiales cambian, y tu agenda también. Por eso todo presupuesto debe indicar una fecha de validez. En reformas es habitual fijar entre 15 y 30 días. Pasado ese plazo puedes revisar precios sin que el cliente lo vea como un cambio de condiciones.

Completa las condiciones con el calendario de pagos, qué pasa si el cliente cambia algo a mitad de obra (las modificaciones se presupuestan por escrito antes de hacerlas) y la garantía que ofreces sobre los trabajos.

6. Errores frecuentes al presupuestar una reforma

• Partidas ambiguas como «reforma completa de baño: 6.000 €». El cliente no puede compararlo con otras ofertas y tú no puedes defender tu precio.
• No dejar claro lo que no entra. Es la principal fuente de discusiones al final de la obra.
• Tardar una semana en enviarlo. Mientras tanto, el cliente ha recibido otras ofertas.
• Mandarlo como foto por WhatsApp o en un Word sin formato. Transmite poca profesionalidad, justo cuando el cliente está decidiendo en quién confiar su casa.
• Enviarlo y olvidarse. Muchos presupuestos no se pierden por precio, sino porque nadie hizo seguimiento.

7. Después de enviarlo: el seguimiento que cierra trabajos

Aquí es donde se gana o se pierde la mayoría de encargos. El problema habitual es que, tras enviar el PDF por email, no sabes si el cliente lo ha abierto, si lo ha descargado para compararlo o si ni siquiera le ha llegado. Llamar sin esa información es incómodo; no llamar es dejar el trabajo en el aire.

La regla práctica es sencilla: si el cliente ha visto el presupuesto y no responde en dos o tres días, es buen momento para un mensaje breve preguntando si tiene dudas. Si no lo ha abierto, quizá ni le haya llegado. Y si está a punto de caducar, tienes la excusa perfecta para retomar la conversación.

Cómo hacerlo todo desde un mismo sitio con Acceptaflow

En Grupo Promedia desarrollamos Acceptaflow precisamente para resolver esta parte del trabajo. Es una aplicación en la nube para crear, enviar y seguir presupuestos sin depender del Word y del correo:

• Creas el presupuesto con conceptos, cantidades, precios, impuestos, descuentos y fecha de validez, y se genera un documento con tu marca.
• El cliente lo recibe por email y accede con un enlace y un código único, sin registrarse ni instalar nada. Puede aceptarlo o rechazarlo desde el móvil con un clic.
• Ves en qué punto está cada presupuesto: enviado, visto, descargado, aceptado, rechazado o vencido, con fecha y hora de cada cambio. Sabes exactamente cuándo llamar.
• Puedes pedir un pago previo por la visita o las mediciones. El cliente paga con tarjeta mediante Stripe y, si contrata, se descuenta del total.

Además, se integra con Holded (con Odoo y Sage en camino) para no duplicar clientes ni productos. Tiene un plan gratuito de hasta 10 presupuestos al mes, suficiente para probarlo con tus próximos trabajos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto de reforma?

No hay un plazo único para todos los casos. En el sector de reformas lo habitual es entre 15 y 30 días, para cubrirse ante cambios en el precio de los materiales. Lo importante es que la fecha aparezca de forma visible en el documento.

¿Es legal cobrar por hacer un presupuesto?

Sí, siempre que se informe al cliente antes de realizar la visita o el trabajo de medición. Una práctica muy aceptada es descontar ese importe del precio final si el cliente contrata la obra.

¿Qué IVA lleva una reforma de vivienda?

El 10 % si el cliente es un particular, la vivienda tiene más de dos años desde su construcción o última rehabilitación y los materiales no superan el 40 % de la base imponible. En el resto de casos, el 21 %. Conviene confirmarlo con tu asesoría.

¿Cómo saber si un cliente ha visto mi presupuesto?

Por email o WhatsApp no es posible saberlo con certeza. Herramientas como Acceptaflow registran cuándo el cliente abre, descarga, acepta o rechaza el presupuesto, de modo que sabes en qué momento hacer seguimiento.